Einwilligung & Datenschutz (DSGVO)

Wie muss eine Einwilligung durch Endkunden für die Kontaktaufnahme durch telli aussehen?

Für die Kontaktaufnahme mit Endkunden durch telli ist keine besondere Form der Einwilligung erforderlich. Hier reicht die bereits bestehende Einwilligung (z.B. über ein Kontaktformular oder eine Leadstrecke) oder euer bisherige Berechtigung für die Kontaktaufnahme (z.B. berechtigtes Interesse).

Generell gilt: es wird aktuell nicht unterschieden zwischen der Kontaktaufnahme durch einen Menschen oder einen AI Agent. Normalerweise heißt das, dass ihr eure bestehende Einwilligung für die Kontaktaufnahme beibehalten könnt..

Muss für die Aufnahme des Gesprächs eine erneute Einwilligung eingeholt werden?

Call Recording

In der telli Web App unter Settings könnt ihr die Aufnahme des Gesprächs an- oder ausschalten. Wenn Call Recordings ausgeschaltet ist, wird keine Audioaufnahme erstellt, sondern lediglich ein Real-Time Transcript.

Wenn ihr die Aufnahme anstellt, ist eine erneute Einwilligung vor Beginn der Aufnahme aktiv durch den Gesprächspartner zu erteilen bspw. durch eine mündliche Zustimmung oder das Drücken einer Taste am Telefon. Diese Einwilligung muss vor dem Gespräch erfolgen. Am transparentesten wäre es, wenn der Hinweis unmittelbar vor Gesprächsbeginn erfolgt, sie kann aber auch früher eingeholt werden. Ohne diese explizite Zustimmung dürfen keine Gespräche aufgezeichnet werden.

Real Time Transcript

Das Real-time Transcript wird automatisch immer erstellt. Hier wird das Gespräch nicht als Aufnahme gespeichert, sondern die Transkription erfolgt in Echtzeit. Für das Transcript gibt es datenschutzrechtlich die Möglichkeit, sich auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zu stützen.

Muss telli in unsere Datenschutzerklärung aufgenommen werden?

Grundsätzlich ja. Die DSGVO fordert, dass in der Datenschutzerklärung „Empfänger“ oder „Kategorien von Empfängern“ personenbezogener Daten genannt werden. Dazu zählt auch telli als Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter („Processor“). Aus Gründen der Transparenz ist es empfehlenswert, telli konkret zu benennen. Sollte dies aufgrund vieler genutzter Dienstleister zu umfangreich sein, genügt es, Kategorien zu nennen, z. B. „KI-Tools für das Kunden- und Lead-Management“.

Können wir auch ältere Bestands-Leads kontaktieren, deren Einwilligung vor der Nutzung von telli eingeholt wurde?

Eine Kontaktaufnahme durch telli ist grundsätzlich möglich, wenn die ursprüngliche Einwilligung der Endkunden zur Telefonwerbung ausdrücklich, freiwillig und konkret genug für die geplante Nutzung ist. Entscheidend ist dabei, ob die bestehende Einwilligung eindeutig Telefonwerbung abdeckt und noch wirksam (also nicht widerrufen) ist.

Im Wesentlichen habt ihr hier folgende Optionen (die Entscheidung liegt letztlich bei euch):

Bestehende Einwilligung verwenden:

Falls Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch telli sich nicht wesentlich von der ursprünglich eingeholten Einwilligung unterscheiden, könnt ihr diese bestehende Einwilligung weiterhin nutzen. Rechtlich ist dies gut vertretbar, insbesondere wenn telli die gleiche Art von Telefonwerbung durchführt, für die ursprünglich die Zustimmung gegeben wurde. Hierbei ist aber wichtig, dass die ursprüngliche Einwilligung klar genug formuliert war und explizit die Nutzung für Telefonwerbung umfasste.

Neue Einwilligung einholen (optional, aber empfehlenswert bei Unsicherheit):

Alternativ könnt ihr eure Bestandskunden proaktiv um eine erneute explizite Zustimmung bitten, besonders wenn Zweifel bestehen, ob die alte Einwilligung ausreichend konkret oder zeitlich aktuell ist. Dies erhöht eure Rechtssicherheit deutlich, auch wenn es rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, solange die ursprüngliche Einwilligung noch wirksam und klar genug ist.

Wichtig zu beachten:

Ein berechtigtes Interesse genügt für Telefonwerbung grundsätzlich nicht. Telefonwerbung (insbesondere im B2C-Bereich) ist nur mit ausdrücklicher und wirksamer Einwilligung erlaubt.

Sobald ein Kunde seine Zustimmung widerruft, sind weitere Anrufe sofort einzustellen. Der Kunde muss den Widerruf nicht begründen.

Achtet zudem darauf, dass Einwilligungen nicht unbegrenzt gültig bleiben: Sie rechtfertigen Anrufe nur innerhalb eines angemessenen Zeitraums, insbesondere solange ein nachvollziehbares Interesse der Kunden an der Kommunikation besteht. Je älter die Einwilligung ist, desto kritischer solltet ihr überprüfen, ob sie noch ausreichend aktuell und gültig ist.

Beispiel für die Aufnahme in der Datenschutzerklärung

Das Beispielmuster unten dient nicht als rechtliche Beratung, sollte nicht ungeprüft veröffentlicht werden und muss gegebenenfalls auf euren Use Case angepasst werden.

"Wir setzen telli technologies GmbH für KI-gestützte Telefonservices ein, um im Rahmen von Kunden- und Mitarbeiterprozessen eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen. Der Anbieter ist telli technologies GmbH, Knaackstraße 78, 10435 Berlin. Der Anbieter verarbeitet Nutzungsdaten (z.B. Dauer und Zeitpunkt der Anrufe, Gesprächsverläufe), Inhaltsdaten (z.B. Kundenanfragen, Anruferdaten) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräteinformationen, IP-Adressen) innerhalb und außerhalb der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unseren Kunden einen effizienten und sicheren Kundenservice anzubieten und ihnen bei Anfragen bestmöglich zu helfen.

Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://hi.telli.so/datenschutz abrufbar."

Hinweis: Die FAQs basieren auf der aktuellen Rechtssituation und Einschätzungen (März 2025). Da die EU-Kommission bis Februar 2026 spätestens detaillierte Leitlinien veröffentlichen wird, können sich einige hier aufgeführte Details in Zukunft ändern.